Как сделать два почтовых ящика

Эмблема электронной почтыВ настоящее время использование электронной почты только как средства коммуникаций для бизнеса набирает свою популярность среди украинских компаний. Но при этом наблюдается определенная спотанность ее использование, отсутствие четких правил как внутри многих компаний при обмене почтовыми сообщениям, так и при переписке сострудников со своими партнерами, подрячиками или клиентами.

Компании, которые более тесно интегрированы в общемировые бизнес-структуры имеют уже набор достаточно четкий набор правил использования корпоративной почты. Чего не скажешь о компаниях, которые имеют сугубо украинские корни - для них использования электронной почты в информационном обмене является более исключением из общих правил, либо носит настолько спотанный характер, что о какой-либо эффективности не приходится говорить.

В этой статье я постараюсь также рассказать об преимуществах использования почтовыми сервисами от двух почтовых служб Gmail (Google) И Укр.нет.

Прежде чем перейти непосредственно к сравнению преимуществ и недостатков почтовых сервисов этих почтовых служб, хотелось бы изложить некоторые общие понятия и рекомендации об использовании электронной почты. Так сказать для общего понимания обсуждаемой темы.

Зачем нужна электронная почта в бизнесе?

В европейской и американской бизнес-среде, электронная почта - это «информационный канал общения со всем миром №1». Вы можете не верить, но попробуйте обратится к кому-то в компании, тесно интегрированной в западную бизнес-структуру, с каким-то вопросом или предложением. Что бы Вы не говорили по мобильному телефону, или не предлагали, если Ваш месседж действительно заинтересовал представителей этой компании, то Вам всегда будет предложено, в не навязчивой форме отправить сообщение по электронной почте с Вашим предложением. Вы можете конечно предложить отправить факсом, по скайпу, курьером или еще каким-либо способом, но если Вы не отправите сообщение по электронной почте, то с вероятностью 95% можно утверждать, что на этом Ваше предложение погибнет для представителей этой компании.

Шаблоны лендингов

Так почему же электронная почта так важна в мире современного бизнеса?

Главная задача обмена информацией, с использованием электронной почты - это получения идентичных копий хода обмена информации у всех участников электронной почтовой переписки.

Основное достоинство электронной почты - это сохранность идентичной информации у обоих адресатов, и у Отправителя, и у Получателя. Поэтому считается, что если Вы отправили письмо, то понимали, что его копия может хранится у всех его получателей сколько угодно времени, и может быть использована в последующем для различных анализов и разбирательств.

Именно из этого очень важного принципа работы электронной почты, вытекают ряд правил ее использования для информационного обмена в бизнесе:

  1. Пример заголовков почтового сообщенияПисьмо надо писать так, что бы было однозначно понято адресатом. Если Вы отправляете какой-либо файл, данные, то обязательно в теле письма должно быть изложено краткое, но однозначно понятное описание вложения. Даже если Вы просто оптравляете ссылку на какой-то ресурс с  данными, то обязательно дайте краткое описание что Вы имели ввиду, что за этой ссылкой находится.
    Необходимо учитывать, что получатель может прочитать письмо не в этот же момент, когда Вы отправили, а спустя несколько часов, а то и дней. И заставлять его вспоминать, зачем Вы прислали ему эту ссылку и что Вы с ним перед этим обсуждали - это, как миниум, не уважать его личное время.
  2. У письма должна быть обязательно заполнено поле "Тема". Если Ваше послание адресату очень краткое, то лучше всего уместить небольшое Ваше повествование из 3-5 слов прямо в поле Тема. Дело в том что большинство почтовых сервисов отражает поступающие электроные письма в виде списка/таблицы.
    Если в этом списке есть письма без темы, то выглядят они очень "сиротливо" и создается впечатление, что их отправитель не совсем понимал за чем он писал письмо и кому, а поэтому они не представляют ни какой ценности, поэтому читаются получатеелм в последнюю очередь.
  3. Если письмо пишется в ответ на другое, то обязательно нужно воспользоваться функцией "Ответить всем", "Ответить отправителю", что бы почтовая служба вложила текст предыдущего письма и специальным образом его пометила. Это очень удобная функция, так как в случае переписки по какому-то вопросу легко найти тексты предыдущих сообщений. Иногда, когда переписка происходит в духе обсуждения вопроса, для ее участников очень важно держать "под рукой" всю цепочку хода обсуждения.
  4. Если Вы включаете в почтовую переписку ее нового участника, то обязательно надо в начале письма указать зачем Вы это сделали и какую цель Вы преследовали. Если Вы включаете в переписку нового участника, в статусе просто наблюдателя за перепиской, то необходимо его адрес ставить не в поле "Кому", а поле "Копия". В таком случае, участник переписки, видя что его поставили в копию переписки, понимает, что от него не ждут ответа, но в то же время он может полностью открыто следить за ее ходом.
  5. Если Вы получили электронное письмо, но при этому не можете своевременно дать ответ на него, отправьте обязательно предварительный овет на него с достаточно простым текстом. Например: Спасибо, Ваше предложение получил, ответ на него дам позже, до конца завтрашнего дня, так как в сейчас занят срочной работой. Это является признаком уважения к участнику переписки, к его времени и занятости.
  6. Почтовая перепискеа - это не чат, и не простой разговор или обсуждение. В почтовых письмах должны быть изложены уже закнечнные предложения или исходные вопросы. Если же рально требуется живое обсуждение по вопросу, то лучше это сделать в предназначенном для этого средствах информационного обмена - чат, видечат, по мобильному телефону и т.д.

Какими свойствами должна обладать почтовая служба,
что бы ее можно было эффективно использоваться
для бизнеса?

Выше изложены основные правила использования электронной почты, поэтому легко сформировать те свойства, которыми должна обладать эффективная для бизнеса почтовая служба:

  1. Надежность хранения почтовой переписки. Вы должны быть абсолютно спокойны в любой момент времени и при любых обстоятельствах, что Ваша почтовая корреспонденция хранится и не может быть, содной стороны, доступна всем, а сдругой стороны исчезнуть в какой-то период времени.
  2. Наглядное и эффективное представления почтовой переписки. В частности: эффективное управление устаревшими письмами, письмами от важных адресатов, СПАМ-ом, визуализацией вложений, сситемой извещения Вас о новых письмах, антивирусной защитой.
  3. Средства почтовой службы должны обеспечивать автоматическое сохранение адресатов почтовой коррекспонденции, их легко поиска. Если Вам пришло письмо и Вы на него ответили, почтовая служба должна зафиксировать нового получателя и внести его почтовый адрес в службу каталога Ваших адресатов. Еще лучше, если каталог получаетелй интегрирован в единое целое в почтовую службу и имеет функционал поиска имен почтовых ящиков даже тех адресатов, которым Вы никогда не писали, но Вам необходимо с ними обеспечивать информационный обмен.
  4. Доступ к своей почтовой корреспонденции Вы должны иметь возможность получить с любых доступных компьютерных устройств, пригодных для почтовой переписки - смартфонов, планшетов и т.д. Например, мне неоднократно приходилос писать ответы на срочные письма прямо из автомобиля или автобуса, используя для этого свой смартфон Nokia

После того, как описаны и понятны критерии для чего нужен электронный почтовый ящик, что он должен нам обеспечивать, какой функционал, можно переходить к сравнению возможностей почтовых служб.

Почтовая служба компании Google - Gmail.com.

Пример интерфейса почты Gmail

Интерфейс почтовой службы Gmail очешь выдержан, строг и лишен даже намека на какие-либо лишние элементы - только то, что необходимо для реального использования.

Слева расположены список ярлыков почтовых сообщений (чем они отличаются от папок для писем будет описано позже), список наиболее часто адресуемых кореспондентов.

Вверху, над списком писем видим элементы управления пиcьмами - для установки/снятия отметок, обновления списка писем, дополнительный элемент управления письмами и кнопка настроек почтового ящика.

Основную часть экрана монитора занимает таблица со списком полученной корреспонденции. Над списокм писем находится небольшая полоска, в которой Google выводит свои рекламные тексовые месседжы, которая абсолютно не мешеает и не отвлекает пользователя почтовой службы.

При открытии письма оно отражается в центральной части экрана. Левая часть экрана с ярлыками и адресатами остается неизменной, но над письмом высвечивается набор элементов, в виде кнопок, для управления этим письмо. Набор достаточно типичен для почтовой службы:

  • Вернуться ко входящим;
  • Архивировать сообщение;
  • Пометить как СПАМ;
  • Удалить;
  • Дополнительные действия;
  • Прикрепить ярлык.

Для ответа на письмо имеется текстовая область под самим письмом. Как только кликаем по этой области, появляются элементы, которые управляют ходом отправки ответа - Ответить, Переслать, Добавить копию, средства разметки письма (выравнивнивание и размер шрифта, вставки файлов и изображений, проверка правописания и ряд других).

После отправки оба письма видны уже в виде организованной и структуированной цепочки писем. Благодаря этому легко отслеживать различные переписки.

Новый интерфейс Gmail

Для хранения корреспонденции почтовый серис Gmail предлагает 7 Гбайт дискового пространства - очень даже хороший объем, которого хватит для большинства сотрудников компании и хранения почтовой переписки как минимум за последние 2-3 года. Если конечно сотрудники не имеют свойства пересылать по почте огромные видеофайлы или аналогичные файлы по своим размерам.

Справа видны блоки рекламной информации в текстовом виде, которые не критичны для загрузки даже через слабый Internet-канал, например при использовании смартфона. При этом компания Google вежливо сообщает нам, что подборку рекламной информации она сделала на основании содержимого письма и личных предпочтений. Ай-яй-яй, чужую почту читать как бы не хорошо. Но с другой стороны радует, что компания сделала признание в этом октрыто, а значит понимает, какую ответственность она несет за неразглашение личной переписки.

Сопутствующие сервисы и приложения,
которые становятся доступны после регистрации в Gmail.

Самые главные дсотоинства использования почтового ящика службы Gmail наичнаются позже. Логин от Gmail открывает пользователю доступ к остальным сервисам компании:

  • Google Docs и Google Drive - сервис хранения Ваших файлов и документов в "облаке" Google. Вам выделяется объем для Ваших файлов порядка 5 Гбайт. Вы может прямо здесь создавать, редактировать и упрвлять файлами следующих типов: Документы и текстовые файлы (Microsoft Word 2007 и более ранние версии); Таблицы (Microsoft Excel 2007 и более поздние версии); Презентации (Microsoft Power Point 2007).
  • Для управления своими рисунками и фото Вы можете использовать учетную запись Gmail для получения доступа к серивису Picassa.
  • Для управления своими видеофайлами учетная запись Gmail предоставляет Вам большинство возожностей Youtube.
  • Доступ к социальной сети Gogle+.
  • Google Calendar - прекрасно выполненный личный календарь и планировщик событий. У Вас появляется возможность планировать события в будущем, отмечать прошедшие события, переносить их, вести несколько календарей, приглашать колелг и партнеров на свои события, быть приглашенным.
  • Google Task - хорошо продуманный планировщик задач. К сожалению, полностью его функционал реализован только для устройств на платформе Android, т.е. для смартфонов и планшетов. Там к нему можно получить доступ к различным спискам задач, управлять ими, переносить задачи из одного списка в другой. При использовании GTask доступен только один, основной список задач. Но даже он позволяет привести все свои задачи в порядок и поддерживать их в актуальном состоянии.
  • Доступ к другим сервисам компании Google - Google Reader, Google News и другим. Полный перечень доступных приложений для пользователя достаточно большой и выходит за рамки этой статьи. Поэтому лучше всего с ними ознакомится на самом сайте компании Google.
  • Если пользователь пользуется мобильным устройством на платформе Android, он моментально получает доступ ко всей своей почтовой корреспонденции и каталогу адресатов на своем мобильном смартфоне или планшетном компьютере. Уровень интеграции просто поражает.

Интерефейс Google Calendar

В итоге, заргестрированный пользователь Gmail получает доступ к целому миру Internet-продуктов компании Google, которые очень сильно ориентированы на использование в мире современного бизнеса. В западном мире целые компании отказываются от многих собственных служб и переходят на использование сервисов и приложений компании Google.
Например, ряд компаний отказались от корпоративного почтового сервиса Microsoft Exchange и перенсли всю свою почту Gmail. В результате получили возможность оптимизации штата своих ИТ-специалистов и дополнительный прирост стабильности, фнукциональности почтовой службы.

Почта Gmail изменила представление о том, как можно пользоваться электронной почтой вообще. Если раньше люди вкладывали в свое почтовое сообщение свои документы, таблицы или презентации, то с появлением Gmail и Google Docs все приосходит по другому: пользователь готовит необходимую таблицу в Google Docs, выставляет своим коллегам право нужно на доступ к ней и отправляет им ссылку. Они могут ее окрыть, поработать с ней и отправить автору таблицы извещение, что они закончили совю работу, или какие-то свои вопросы. При этом файл находится всегда в одном месте и в актуальном состоянии. Его не надо склеивать с кучи других файлов, которые пришли по почте от разных корреспндентов.

Простой пример: отделу снабжения необходимо составить и обобщить заявки на заказ канцтоваров. Ранее готовилась простая таблица и высылалась в смежные отделы. Там каждый отдел заполнял ее, а сотрудник отдела снабжения потом сидел и долго сливал кучу полученных данных в одну таблицу, не всегда делая эту работу без ошибок. Теперь он просто создает таблицу и ждет пока ее заполнят коллеги из других отделов.

Как работать с ярлыками в Gmail

Примеры ярлыков GmailТот, кто работал достаточно много с почтой, понимает для чего нужны папки. Если объем Вашей ежедневной корреспонденции составляет больше десятка писем в день, то у Вас появляется острое желание упорядчить письма по определенным признакам. Письма партнеров складывать в отдельном месте, от коллег - в другом, от клиентов - в третьем. Для этого придумали папки. Необходимо только указать почтовой системе правила в Настройках о том, по каким признакам и в какие папки необходимо раскладывать Вашу почтовую кореспонденцию. Либо сортировать поступающие письма самостоятелно.

Но со временем Вы сталкиваетесь с тем, что не все так хорошо, когда письма у Вас разложены по папкам, особенно когда количество папок большое. Например, один из Ваших почтовых корреспондентов является одновременно и Вашим партнером, и клиентом. В какую папку необходимо ложить письма от него - в Клиенты, или в Партнеры? Логично было бы ложить в папку в зависимости от содержимого. А как поступить тогда, если он в одном письме писал о поставках для Вас оборудования, и там же - интересовался своим заказом.

Google поступила очень просто в этой ситуации - она позволила пользователям раскладывать письма одовременно в разные папки. И назвала этот механизм Ярлыками (Label). Реально же все письма остаются в одной папке  Входящие. Но Пользователь может самостоятельно, либо автоматически, прикреплять к писмам нужные ярлыки, и тогда они отражаются в списке ярлыка. Все гениальное - простое.

Теперь и искать письма удобно, и сразу видно смежные ярлыки, которые закреплены за письмом. Ярлыкам можно назначать свои цвета, тогда при просмотре цепочек писем очень наглядно видно кто и о чем писал.

Еще дно важное достоинство ярлыков - прикрепляя к письму несколько ярлыков, реальное письмо остается в одном экземпляре на почтовом сервере. Поэтому дисковое пространство используется очень экономно. Когда же вы копируете письма из папки в папку, то объем требуемого дискового пространства увеличивается с каждой копией. Эта возможность выгодно отличает почту Gmail от других.

Использование почты Gmail для крупного бизнеса.

Gmail Для бизнесаКомпания Google предоставляет для крупного бизнеса специальный функционал почтового сервиса Gmail - обслуживание почты на индивидуальном домене. Для этого передается управление почтовыми сообщениями, которые поступаю на почту домена службе Gmail.

Gmail принимает на себя все функции авторизации пользователей, управления сообщенями, адресными книгами и другими очень полезными функциями. В результате информационный обмен в компании выходит на новый уровень. Например, при приеме нового сотрудника на работу, ему создается электронный почтовый ящик, в котором уже заполнена адресная книга, а его адрес тут же регистрируется в почтовых ящиках его коллег.

При этом, для бизнес-клиентов объем доступного дискового пространства на серверах Google увеличивается до 25 Гб. Естественно, что появляется возможность корпоративного использования таких приложений, как Google Docs, Drive, Calendar и Task.

После того, как в США и Канаде многие компании перевели свою почту на Gmail, резко уменьшилась нагрузка на их ИТ-отделы. Поэтому компании смогли перевести сотрудников ИТ-отделов с функционала обеспечения на перспективные проекты развития. Естественно это дало дополнительный толчок для дальнейшего развития их бизнеса.

Влияние, которое произвела почтовый сервис Gmail на мир современного бизнеса трудно переоценить, при этом весь потенциаль этой почтовой службы полностью еще не раскрыт даже в компаниях, которые пользуются ей уже долгий период времени.

Почтовая служба Укр.нет

Лого Укр.нетПочтовая служба Укр.нет давно существует на рынке бесплатных услуг почтового сервиса. Собственно сам почтовый сервис предоставляется под брендом Freemail, дословный перевод - Свободная почта.

При регистрации пользователя в системе он получает 10 Гбайт дискового пространства и довольно простой, но удобный интерфейс управление почтовой кореспонденцией.

Структура интерфейса достаточно типична и понятна для пользователя: слева - папки с почтовыми сообщениями, в центральной части экрана - собственно сами почтовые сообщения, сверху  - место для рекламных блоков.

Как говорится - ничего лишнего, только самое необходимо для работы с почтовыми сообщениями.

Интерфейс почтовой службы Ukr.net

Функицонал почтового сервиса Укр.нет

Возможности фнукицонала у почтовой службы Укр.нет значитмельно меньше, чем у Gmail. Здесь есть только организация почтовых сообщений с помощью папок, ярлыки для писем не реализованы.

Настройки правил для входящей кореспонденции имеют следующие критерии:

  • Отправитель письма;
  • Получатель письма;
  • Копия адресату;
  • Тема письма;
  • Размер письма;
  • Определение типа действия - переместить в папку, не принимать, автоответ, удалить, переслать на другой почтовый адрес.

Для обработки небольшого объема почтовой кореспонденции - до двух десятков писем в день, такого функционала вполне достаточно, но при большем объеме - этого явно мало.

Файлообменный сервис через Ukr.net

Для своих подписчиков, Ukr.net предлагает свои файлообменные ресурсы - 10 Гбайт для каждого пдписчика. Но при этом важен тот факт, который сильно умалчивается в рекламе, что на самом деле, файлы на этом файлообменнике хранятся всего 7 дней, после чего они автоматически удаляются. Естественно, что интерфейс управления файлами имеет довольно скроный потенциал, можно сказать даже - аскетичный. Вы можете разместить файл и отправить по почте на него ссылку.

Google Drive предлагает несколько меньшие ресурсы для пользовательских файлов, но при этом они гарздо лучше организованы. Это и организация в виде 'диска в облаке" (можно создавать папки), предоставлять совместный доступ, перемещать файлы из папки в папку. Есть даже приложения для автоматической синхронизации локальных файлов на компьютере, Android-смартфоне и в "облаке".

Оригинальная методика обработки нежелетальной почты

Одна из характерных, но очень спорных функций почты Freemail от Укр.нет - отказ от приема почтового сообщения от адресата, с которым никогда не было переписки.

Борьюа со САПМом на серверах Укр.нетОпишу этот функционал более подробно. На встрече с партнером Вы обменялись визитками, на которых есть адреса почтовых ящиков. Естественно что партнер пишет Вам почтовое сообщение со своим предложением. Если его почтовый ящик находится не на серверах Укр.нет, то в ответ он получает ответ, что указанный адресат не существует. Но на самом деле письмо попадает к Вам, но находится в паке СПАМ.

Если Вы перейдете в эту папку, то увидите его там. Можно его извлечь из этой папки и отправить ответ Вашему партнеру. Но при этому возникает достаточно глупая ситуация: с одной стороны у партнера есть в почте сообщение, что такого адресата не существует, с другой - ответ ему на его сообщение.

Вот такая вот грубая борьба со СПАМом по-украински. Как по мне, то такой метод борьбы со СПАМом явно выходит за рамки приемлемых. В настоящее время есть огромное количество эффективных алгоритмов определения СПАМ это или нет.

У меня два почтовых адреса на серверах Gmail, один в домене gmail.com, второй bigmir.net. Второй почтовый ящик я использую для регистрации на серверах с несколько сомнительной репутацией. Именно на него сыплятся ежедневно сотни писем со СПАМом. Но при этом сервера Gmail прекрасно их распознают и складывают в папку СПАМ. Ни одного письма от реальных людей я не потерял и все они четко попадали в папку Входящие.

Вероятне всего, такой метод работы по фильтрации СПАМа является компромисным для владельцев Freemail Укр.нет, по причине недостатка вычислительных ресурсов на серверах почтовой службы с одной стороны, а с другой - очень большой популярности службы Укр.нет у украинских пользователей. Согласно официално объявленных данных, почтовая служба Укр.нет ежедневно фильтрует порядка 10 млн. писем со СПАМом. Не думаю, что все 10 млн. - только СПАМ, наверняка найдется десяток тысяч писем от реальных кореспондентов. Как по мне - то такие методы не делают Укр.нет чести.


Обобщенные итоги сравнения почтовых сервисов Gmail и Укр.нет

В кратце, обобщенные итоги выглядят так:

  1. Если Вам необходимо по каким-то внешним причинам почтовый ящик, зарегистрированный в украинской зоне сети Internet, по почтовая служба Укр.нет - действительно лучшее, из того что есть в украинском Internet-сегменте.
  2. Если Ваша кореспонденция иеет настрастающие объемы - Вам однозначно нужен Gmail.
  3. Если Вам нужен и почтовый ящик в украинском сегменте, и функциональность Gmail  можно поступить очень оригинально: зарегистрируйте почту в домене Укр.нет и откройте в настройках доступ к ней по протоколу POP3 и IMAP. А в настройках Gmail укажите дополнительный почтовый ящик на Укр.нет.
    В результате Вы получите слияние фнукциональных возможностей Gmail и Укр.нет. Почтовая кореспонденция будет поступать на почтовый ящик в домене Укр.нет, но управление письмами Вы будете делать с помощью мощного функицонала Gmail.

 

Дополнительное предложение для бизнеса

Если в Вашей компании уже остро назрела необходимость приведения правил работы с почтовыми сообщениями к единым стандартам, я, как специалист в ИТ-области с многолетним стажем, предлагаю реализацию проекта «Организации информационного обмена».

В проект входят следующие этапы:

  1. Изучение существующих бизнес-процессов в Вашей компании. Срок: 1-3 дня.

  2. Организация на почтовом сервесе Gmail почтовых ящиков  с четкой и понятной иерархией, общей адресной книгой и автоматическим сбором кореспонденции со старых почтовых ящиков. Срок: 1-2 дня, зависит от количества сотрудников.

  3. Подготовка проекта «Правил информационного обмена» для сотрудников Вашей компании, которые будут будут полностью отражать цели компании и существующие бизнес-процессы в ней. Срок: 1-3 дня.

  4. Проведение с группами сотрудников Вашей компании специализированных занятий по обучению общих правил работы с почтовыми сообщениями, правилам общениям с коллегами, партнерами и клиентами. Срок: 1 день.

  5. Опционально: работа с документами с использованием сервисов Google Docs, организация общего доступа к документам, синхронизация документов с их локальными копиями, хранящимися на дисковых кнакопителях их рабочих компьютеров.

Реализация данного проекта поможет повысить в разы эффективность информационного обмена между сотрудниками, уровень взаимного понимания между ними, снизит количество напряженных ситуаций в коллективе. В результате повышается общая результативность коллектива Вашей компании.

Проект расчитан на реализацию в компаниях с численностью сотрудников до 50 человек.

 


Источник: http://prach.poltava.ua/posts/web-internet/98-gmail-vs-ukr-net.html


Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Почта Яндекс - как войти, зарегистрироваться Современные причёски для круглого лица



Как сделать два почтовых ящика Настройки браузера Блог Виктора Артамонова
Как сделать два почтовых ящика Gmail почта регистрация, вход, как настроить
Как сделать два почтовых ящика ЕМС отслеживание почтовых отправлений EMS
Как сделать два почтовых ящика Yahoo почта - регистрация, вход и настройка
Как сделать два почтовых ящика «Сонник Кожа приснился, к чему снится во сне Кожа»
Как сделать два почтовых ящика БИОЛАМ
Как сделать два почтовых ящика Болит затылок. Причины болей в затылке. Что делать при болях
Валтор Винксопедия FANDOM powered by Wikia Вырвали зуб мудрости, теперь болит, что делать с болью Интернет-магазин модной одежды и обуви Как сделать курятник своими руками с Материалы для наращивания ресниц купить Мумия Википедия